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使い始めの手順

これから団体でCirclaを使い始める役員の方へ、 最初にすることを順にご説明します。上から順に進めれば、最初の連絡を送るところまで辿り着けます。

1. 団体をつくる

ログインすると、団体を作る画面が出ます。団体名（例：○○小学校 PTA）を入れて、 種類を「PTA・保護者会」「部活動・サークル」「スポーツ少年団・チーム」「町内会・自治会」「学校・園」「その他」から選び、 「この団体を作る」を押してください。

作った方が「代表」になります。あとから他の方に権限を渡せますので、まずはご自身で作って構いません。

2. 名簿を取り込む

連絡は名簿に載っている方だけに届きます。作った直後の名簿はご自身ひとりなので、 先に名簿を入れてください。「名簿」→「名簿をまとめて取り込む」と進みます。

Excel や Google スプレッドシートで名簿を開き、見出しの行を含めて範囲をコピーして、そのまま貼り付けるだけで済みます。 CSV ファイル（カンマ区切り）の中身を貼り付けても同じように読み取ります。 並べ替えたり、保存し直したりする必要はありません。

1行目は見出しの行にしてください。使える見出しは次のとおりです。

見出し要否内容
メール必須 メールアドレス。「メールアドレス」「email」「mail」と書いても同じです。
氏名任意 お名前。「名前」「お名前」「name」でも同じです。空欄のときはメールアドレスがお名前の代わりに入ります。
フリガナ任意 名簿はフリガナの順に並びます。「ふりがな」「カナ」「kana」でも同じです。
グループ任意 学年や係などの目印。「タグ」「所属グループ」「tags」でも同じです。 複数付けるときはセミコロン ; で区切ります（例：3年;役員）。

書き方の例です。

氏名,フリガナ,メール,グループ
山田 太郎,ヤマダ タロウ,taro@example.com,3年;役員
佐藤 花子,サトウ ハナコ,hanako@example.com,1年

取り込みはメールアドレスで見分けて上書きします。同じアドレスの方がすでにいれば、お名前とグループが書き換わります（空欄の欄は書き換えません）。 「取り込み内容を確認する」を押すと、新しく加わる方・変わる内容（変更前→変更後）を確かめてから取り込めます。 貼り付けた表に書かれていないグループを外すかどうかも、その確認の画面で選べます（既定は外しません）。

「ご家庭」の列に同じ値を書いた方どうしは、1つのご家庭にまとまります（きょうだいのいるご家庭に、連絡を1通だけ送れます）。

取り込んでも名簿から人が消えることはありません。やめた方は、名簿でその方を開いて「連絡を停止する」を押してください。

1人だけ直したいときは、取り込まなくても名簿でその方を開き、「情報を変更する」から、お名前・フリガナ・電話番号・ メールアドレス・グループを書き換えられます。アドレスが変わった方はここで直してください。 名簿は1行のままなので、これまでの連絡の履歴も残ります。

いま他社のサービスをお使いで、そこからの乗り換えを考えている方は 他社サービスからの乗り換え案内もあわせてご覧ください。 サービスによっては名簿からメールアドレスを取り出せないため、その場合の進め方をまとめています。

3. グループで宛先を分ける

グループは、宛先を絞るための目印です。「3年」「保護者」「役員」「送迎可」のように、 その団体で使いたい言葉を自由に決められます。1人に何個でも付けられます。

グループは、上の名簿の取り込みで付けるほか、「設定」の「宛先のグループ」で作り、「名簿」の各行の「グループを変更」から付け外しできます。

連絡をつくるときに「グループを選ぶ」にすると、送るグループにチェックを付けられます。

4. 最初の連絡を送る

「連絡」→「連絡をつくる」と進み、件名と本文を書きます。 出欠の確認やアンケートにしたいときは、種類を選ぶと選択肢や設問の欄が出ます。 写真や PDF を添えることもできます。

宛先は「全員に送る」か「グループを選ぶ」から選びます。 きょうだいがいるご家庭に何通も届かないよう、「同じご家庭には1通だけ送る」も選べます。

「送信内容を確認する（まだ送られません）」を押しても、その場では送られません。 次に確認の画面が出て、「この連絡を ○人 に送信します」と宛先の人数が表示されます。 本文と人数を確かめてから、もう一度「○人に送信する」を押すと送信されます。

送信すると取り消せません。この確認の画面で、必ず人数をご確認ください。

5. 届いたかどうかを確かめる

送った連絡を開くと、人数が5つに分かれて出ます。似ていますが、やるべきことがそれぞれ違います。

表示意味やること
届いていない メールが相手に届きませんでした。アドレスが違うか、迷惑メール対策で止められています。 電話をかけてください。同じ宛先へ送り直しても結果は変わりません。 この一覧には電話番号も並びます。
まだ開いていない メールは届いています。まだ読んでいません。 催促を送ると開いてもらえることがあります。
開いたが未回答 連絡は読んでいますが、出欠などの回答がまだです。 催促を送ってください。
回答済み回答が済んでいます。ありません。
送った人数この連絡の宛先の合計です。送信する前（下書き・予約）は、代わりに「送る予定の人数」だけが出ます。ありません。

「未回答の○人に再通知する」を押すと、送る相手の人数と内容の確認画面が出ます。そこで「この内容で再通知する」を押すと、 「まだ開いていない」方と「開いたが未回答」の方の両方に届きます。 送った直後は読む時間が取れていない方がほとんどなので、このボタンは送信から24時間たってから出ます（締切が24時間以内に迫っている連絡は除きます）。 「届いていない」方は催促の対象になりません。届かなかった宛先へもう一度送っても、やはり届かないためです。 その方たちには電話でご確認ください。

送った直後は、まだ数字が確定していません。少し時間をおいてから画面を開き直してください。

6. メンバーを招待する・権限を変える

名簿に取り込んだ方は連絡を受け取るだけで、管理の画面には入りません。 一緒に連絡を送ったり名簿を管理したりする方は、「名簿」→「メンバーを招待する」から招待してください。 お名前とメールアドレスを入れて「◯◯さんに招待メールを送る」を押すと、その場で招待のメールが届きます。 相手の方がメールのリンクを開いた時点で参加が完了します。

権限は4種類です。招待するときに選べますが、あとから「名簿」の画面の「権限を変更」でも変えられます。

権限できること
代表者 団体のすべての操作ができます。管理者にできることに加えて、集金の受け取り先の登録・団体の削除・ほかの代表者の権限の変更ができます。
管理者 名簿・グループ・プランの変更を含め、ほぼすべての操作ができます。
配信担当 連絡や行事を登録して送れます。名簿とプランは変えられません。
メンバー 連絡を受け取り、名簿と予定を見られます。連絡を送ることはできません。

迷ったら「メンバー」のままで構いません。あとから変えられます。

役員が交代するときは、次の順で行ってください。

7. メールが届かない方がいたら

「届いていない」に名前が並ぶ方は、携帯電話の会社の迷惑メール対策で止められていることがほとんどです。 その方に次のページを見るようお伝えください（ログインは要りません）。

メールが届かないときは

このページの URL は circla.me/help/mail です。 電話や紙のお便りでそのままお伝えいただけます。

分からないことがあれば

お問い合わせフォームより承ります。導入のご相談も歓迎です。